Dobre zapytanie o wycenę to takie, na które przewoźnik może odpowiedzieć bez dopytywania o podstawy: skąd, dokąd, kiedy, co i w jakiej formie. Poniżej znajdziesz listę danych, które warto podać, najczęstsze błędy oraz wskazówki dla różnych typów przewozu.
W skrócie
- Podaj trasę z kodami pocztowymi oraz okna czasowe odbioru i dostawy.
- Opisz każdą sztukę: opakowanie, masę, wymiary i możliwość piętrowania.
- Zaznacz wymagania szczególne: temperaturę, ADR, windę lub rampę, awizację.
- Wskaż osoby kontaktowe na załadunku i rozładunku oraz dokumenty towarzyszące.
- Braki w danych zaznacz wprost, zamiast zgadywać.
Dlaczego kompletność zapytania ma znaczenie
Wycena transportu zależy od parametrów, których przewoźnik nie może się domyślić. Ten sam „jeden pallet” może oznaczać ładunek lekki i niski albo ciężki, wysoki i niepiętrowalny. Im mniej założeń, tym mniejsze ryzyko, że oferta zmieni się po doprecyzowaniu albo że pojazd nie będzie odpowiedni do ładunku.
Kompletne zapytanie oszczędza też czas po Twojej stronie: zamiast kilku rund korespondencji dostajesz ofertę lub konkretne pytania doprecyzowujące.
Jakie dane podać
Trasa
- pełne adresy odbioru i dostawy wraz z kodami pocztowymi oraz krajem;
- ewentualne dodatkowe punkty załadunku lub rozładunku, w kolejności;
- informacje o specyfice miejsca: strefa przemysłowa, ograniczenia wjazdu, brak dojazdu dla zestawu.
Kod pocztowy pozwala jednoznacznie ustalić miejsce, a nazwa miejscowości bywa niejednoznaczna.
Okna czasowe
Podaj nie tylko datę, ale godziny, w których miejsce odbioru i dostawy przyjmuje pojazdy. Zaznacz, czy termin jest sztywny, czy elastyczny, i jak bardzo. Elastyczność terminu bywa ważna zwłaszcza przy doładunkach, bo wpływa na możliwość połączenia przesyłek.
Ładunek i opakowanie
- rodzaj towaru (opis ogólny wystarczy, ale musi być rzeczowy);
- rodzaj opakowania: palety, kartony, skrzynie, luzem, wieszaki;
- liczba sztuk lub palet;
- masa i wymiary każdej sztuki (długość, szerokość, wysokość), a nie tylko suma;
- czy ładunek jest piętrowalny i jakie obciążenie wytrzyma;
- czy ładunek wymaga szczególnej ochrony, np. przed wstrząsami lub wilgocią.
Wymagania szczególne
- temperatura przewozu, jeśli jest wymagana, wraz z oczekiwanym zakresem;
- ADR: poinformuj, czy ładunek podlega ADR;
- winda załadowcza lub rampa: czy na miejscu jest rampa, a jeśli nie, czy potrzebny będzie sprzęt do rozładunku;
- awizacja: czy odbiór i dostawa wymagają wcześniejszego zgłoszenia, rezerwacji okna lub slotu;
- ograniczenia obiektu: wysokość wjazdu, nawierzchnia, godziny pracy bramy.
Dokumenty i osoby kontaktowe
- dokumenty, które mają towarzyszyć przesyłce (np. dokumenty handlowe, celne, karty charakterystyki);
- osoba kontaktowa na miejscu załadunku i rozładunku z telefonem;
- dane firmy zlecającej i osoby, z którą ustalane są szczegóły.
Typowe błędy w zapytaniach
- Brak wymiarów przy podanej liczbie palet. „Dziesięć palet” nie mówi, czy zmieszczą się w pojeździe, jeśli są wysokie lub nietypowe.
- Podanie samej masy całkowitej. Rozkład masy na sztuki ma znaczenie dla załadunku i doboru pojazdu.
- Pominięcie piętrowalności. Ładunku niepiętrowalnego nie da się ułożyć tak jak piętrowalnego, co zmienia zajmowaną przestrzeń.
- Niepełne okna czasowe. Sama data bez godzin nie pozwala zaplanować odbioru.
- Pominięcie warunków miejsca. Brak rampy, ograniczony dojazd lub konieczność awizacji wychodzą dopiero w dniu załadunku, a wtedy są najdroższe w skutkach.
- Przemilczenie wymagań szczególnych. Temperatura, ADR czy szczególna wartość ładunku powinny być w pierwszej wiadomości.
- Zapytanie bez osoby kontaktowej. Utrudnia to uzgodnienie szczegółów z miejscem załadunku.
Czym różnią się potrzeby w zależności od rodzaju transportu
FTL (transport całopojazdowy). Przy pełnym ładunku najważniejsze są: liczba i układ palet, masa ładunku, sposób załadunku (tył, bok, góra) oraz okna czasowe. Warto wiedzieć, czy przewozisz jedną trasę jednorazowo, czy regularnie. Więcej o zakresie usługi: transport całopojazdowy FTL.
Doładunek i drobnica. Tu kluczowa jest elastyczność terminu i dokładne parametry sztuk, bo możliwość połączenia przesyłek zależy od trasy, terminu i charakteru towaru. Podaj, jak bardzo możesz przesunąć odbiór lub dostawę. Szczegóły: doładunki i drobnica.
Bus dedykowany. Przy mniejszych przesyłkach liczy się przestrzeń ładunkowa, masa oraz pilność. Podaj wymiary największej sztuki i to, czy ładunek wymaga towarzyszenia lub dostawy bezpośrednio pod wskazany adres. Zobacz: busy dedykowane.
Ładunek ponadgabarytowy. Zapytanie powinno zawierać dokładne wymiary (długość, szerokość, wysokość) i rzeczywistą masę, a także informację, czy ładunek da się podzielić. Przy takich przewozach plan trasy i formalności wymagają osobnego ustalenia, więc zapytanie warto wysłać odpowiednio wcześnie. Zobacz: transport ponadgabarytowy.
Transport medyczny i próbki. Opisz rodzaj materiału, wymagany zakres temperatury, rodzaj opakowania i wymagania dotyczące dokumentów. Klasyfikacja i przygotowanie przesyłki należą do nadawcy, a zakres usługi potwierdza się indywidualnie dla danego zlecenia. Zobacz: transport medyczny i kriogeniczny.
Co klient dostaje w odpowiedzi
Odpowiedź na dobrze przygotowane zapytanie zawiera zwykle trzy elementy:
- Zakres: co obejmuje oferta, jaka relacja i jaki rodzaj usługi.
- Warunki: założenia, na których opiera się wycena, np. parametry ładunku, okna czasowe, warunki załadunku i rozładunku oraz ewentualne ograniczenia.
- Pytania doprecyzowujące: braki w danych, które trzeba uzupełnić, by potwierdzić ofertę.
Jeśli oferta opiera się na założeniach, powinny być opisane wprost. Warto sprawdzić, które parametry zmieniłyby warunki, np. inna masa, dodatkowy punkt rozładunku czy zmiana okna czasowego.
Co przygotować do zapytania
- trasa: adresy i kody pocztowe odbioru oraz dostawy;
- okna czasowe odbioru i dostawy, z oceną elastyczności;
- rodzaj ładunku i opakowania;
- liczba sztuk lub palet;
- masa i wymiary każdej sztuki;
- informacja o piętrowalności;
- temperatura i inne wymagania szczególne;
- informacja, czy ładunek podlega ADR;
- warunki na miejscu: rampa, winda, awizacja, godziny pracy;
- dokumenty towarzyszące przesyłce;
- osoby kontaktowe na załadunku i rozładunku;
- dane firmy zlecającej.
Wyślij zapytanie
Masz komplet danych albo większość z nich? Skontaktuj się z nami telefonicznie lub e-mailem i opisz transport. Jeśli planujesz przewóz pełnego ładunku, zobacz też zakres usługi: transport całopojazdowy FTL. Braki w danych zaznacz w zapytaniu; uzupełnimy je w kolejnych krokach.
Powiązane materiały: FTL czy doładunek — jak wybrać · List CMR: treść i odpowiedzialność przewoźnika